Si parla spesso di Industria 4.0, di digitalizzazione e innovazione della PA e delle aziende, ma di fatto la maggior parte delle Piccole e medie imprese italiane non è pronta alla trasformazione digitale. A partire dalla gestione dei documenti, che in alcuni casi viene gestita addirittura ancora manualmente, con la documentazione in formato cartaceo. Di fatto, secondo uno studio effettuato da Digital Innovation, azienda italiana che opera da anni nel settore dell’Office Automation, dell’Information Technology e Digital Solution, risulta che il 65% delle aziende intervistate archivia i documenti in semplici cartelle sul proprio computer, non tenendo conto della sicurezza e della protezione dei dati. Ma questo modo di organizzare i file, con le cartelle che riempiono il computer, influenza in qualche modo la produttività, e aumenta il tempo che si impiega a portare a termine i progetti.

Le Pmi non sono interessate a cambiare il loro modo di lavorare

Al contrario, il processo di archiviazione digitale potrebbe guidare le aziende verso la trasformazione digitale, e al contempo offre alle imprese diversi vantaggi. Circa il 30% delle Piccole e medie imprese intervistate da Digital Innovation ha affermato, inoltre, che al momento non sono interessate a cambiare il loro modo di lavorare, e che un aggiornamento in termini di archiviazione documentale non gli interessa. Il restante 5% invece ha risposto che archivia i documenti ancora in maniera cartacea, poiché in ufficio dispone di spazi molto grandi e di personale per poter gestire l’archivio.

L’archiviazione di documenti in formato cartaceo è sempre più dispendiosa

Eppure l’archiviazione di documenti in formato cartaceo diventa sempre più dispendiosa in termini di produttività, a causa della difficoltà di ricerca e condivisione delle informazioni raccolte nei documenti stessi. Il processo di archiviazione digitale, al contrario, può guidare le aziende verso la trasformazione digitale e offre diversi vantaggi. Innanzitutto in termini di rapidità, perché semplifica e automatizza i flussi di lavoro documentali. Un altro vantaggio è rappresentato da una più semplice condivisione dei documenti stessi, perché l’archiviazione digitale permette di accedere ai dati ovunque e in qualunque formato.

Rapidità, condivisione, risparmio e sicurezza: i vantaggi dell’archivio digitale
Oltre a rapidità e condivisione, secondo Digital Innovation l’archiviazione digitale dei documenti permette alle aziende di risparmiare denaro, perché riduce i costi di stampa e quelli di archiviazione dei documenti. Un ultimo vantaggio è in termini di sicurezza. L’archiviazione digitale consente infatti di elaborare, gestire e archiviare le informazioni in modo decisamente più sicuro.